Домашняя                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                       

Информационные технологии в сфере культуры.      Мое хобби - цветы на даче

Музыка на заказ.                                                              

Система оперативного учета культурно-досуговой деятельности.

Композитор, психолог, аранжировщик, заведующая отделом

информационных технологий (ИТ) - Вера Макаенко                                                          
 

 

Домашняя

   На этой страничке будут публиковаться новые авторские проекты Веры и Юрия Макаенко по информационным технологиям используемым в сфере культуры. Данная система дополняется новыми возможностями и успешно работает в Омске с 2002 года. В разделе "услуги" вы сможете ознакомиться с условиями заказа Вашей собственной Системы  оперативного учета.


Система оперативного учета

культурно-досуговой деятельности

 

   Система оперативного учета позволяет автоматизировать процесс функционирования любого предприятия, которое имеет ежедневное повременное планирование мероприятий с различным количественным и качественным наполнением.

   На страничке приводится описание действующей системы города Омска, но наполняемость этой системы может быть абсолютно любая по требованию заказчика. Система выполнена в программе EXCEL (Microsoft Office). В нее входит два больших раздела:

1. Раздел показателей ежемесячной работы по мероприятиям     «План – Отчет»

2. Раздел обобщения показателей ежемесячной работы по аналогичным подразделениям с накоплением всех данных на конец года и с автоматизированным получением сравнительных графиков по основным показателям отчетности всех культурно-досуговых учреждений подразделения (Управления культуры) «Сводные данные – График - Анализ». К таким показателям, за  любой выбранный временной период, (месяц, квартал, полугодие, 9  месяцев, год) относятся:

Число культурно-досуговых мероприятий – всего

Число посетителей - всего Число культурно-досуговых мероприятий, в том числе для детей до 14-ти лет включительно Число посетителей, в том числе для детей до 14-ти лет включительно
Из общего числа мероприятий на платной основе Число посетителей из общего числа мероприятий на платной основе Из общего числа мероприятий на платной основе для детей до 14-ти лет включительно Число посетителей из общего числа мероприятий на платной основе для детей до 14-ти лет включительно

План – Отчет

Документ «План – Отчет» состоит из следующих книг:

Основной шаблон

А3 на доску (АВТОМАТ)

А4 отчет (АВТОМАТ)

А4 форма 7НК (АВТОМАТ)

Основной шаблон 

      В «основной шаблон» заносится информация по каждому планируемому мероприятию, а по концу месяца все итоги по количественным показателям и кодам. В таблицу входят следующие столбцы:

1. Дата;
2. День недели;
3. Время;
4. Наименование мероприятия;
5. Место проведения;
6. Задействованные службы;
7. Место с учетом проведения мероприятия за пределами учреждения;
8. Ответственный;
9. Количество мероприятий;
10. Кол-во присутствующих, чел.;
11. Цена билета, руб.;
12. Сумма выручки за проведенное мероприятие, руб.;
13. Социальный заказ;
14. КОД мероприятия: 1 - бесплатное/ детское, 2 - платное/ детское, 3 - бесплатное/ взрослое, 4 - платное/ взрослое 

   Первые восемь пунктов заполняются при планировании, а начиная с 9 – по концу месяца.

   При планировании работы на месяц в основной шаблон могут включаться и репетиции, которые не являются мероприятиями и по концу месяца не считаются.

    В книге «основной шаблон» помимо основной таблицы есть две дополнительные таблицы, первая из которых позволяет делать проверку введенной информации по кодам мероприятий, а вторая подсчитывает ИТОГИ по платным услугам. Вторая таблица имеет  ячейку (СУММА выручки за проведенные мероприятия), которая заполняется автоматически из ячеек Первой таблицы и три ячейки (СУММА выручки за платные кружки, СУММА выручки за кино - досуговую деятельность, СУММА  ИНВЕСТИЦИЙ (ИНВЕСТИЦИОННЫЕ ПРОЕКТЫ), которые заполняются вручную. Таким образом Вторая таблица формирует следующую информацию - ИТОГО (Сумма выручки, руб.). В период заполнения мероприятий за месяц данные из книги Основной шаблон автоматически попадают в три других книги -

  • А3 на доску (АВТОМАТ);

  • А4 отчет (АВТОМАТ);

  • А4 форма 7НК (АВТОМАТ);

    А3 на доску (АВТОМАТ)

    Эта книга сделана для распечатки в формате А3 на доску объявлений о мероприятиях, проводимых в учреждении, и на начало месяца вывешивается на доску объявлений для работы всех служб подразделения. Содержание этого документа аналогично содержанию Основного шаблона. Обычно этот документ содержит два листа. В него вручную могут вписываться любые корректировки по работе учреждения, и именно он является окончательным для заполнения коррекции по концу месяца в Основной шаблон.

А4 отчет (АВТОМАТ)

По концу месяца, когда все проведенные учреждением мероприятия внесены в Основной шаблон и подсчитаны по кодам:

1 - бесплатное/ детское 2 - платное/ детское 3 - бесплатное/ взрослое 4 - платное/ взрослое

 автоматически формируется документ А4 отчет (АВТОМАТ).

   В документе можно увидеть окончательное число мероприятий, число посетителей и сумму заработанных денег по культурно-массовым мероприятиям  за отчетный месяц. Он распечатывается в формате А4 и подшивается в отдельную папку (Книга учета мероприятий). 

А4 форма 7НК (АВТОМАТ)   

   Этот документ содержит окончательную форму за месяц, необходимую для накопления годовой информации по культурно-досуговой работе в форму 7НК. Кроме этого там же находится и информация из основного шаблона по выполнению финансового плана, включая выручку по самоокупаемым коллективам, кино-досуговой деятельности и инвестиционным проектам. Документ «План- Отчет» формирует данные для документа «Сводные данные – График - Анализ». 

Сводные данные  – График - Анализ 

Документ «Сводные данные – График - Анализ» состоит из следующих электронных книг:

Свод по Ф7НК

Сводные данные

Диаграммы в периоде

В книге "Свод по Форме 7НК" слева – направо идут следующие столбцы:

Категория МКДУ Код МКДУ Наимено-вание МКДУ Коды месяца, квартала, полугодия, 9 месяцев, года Наименова- ние месяца Показатели отчетности: количество мероприятий, количество чел., сумма выручки по платным услугам и культурно-досуговой деятельности, которые переносятся автоматически из документа «План – Отчет» Число культурно-досуговых мероприятий В том числе для детей до 14-ти лет включительно Из общего числа мероприятий на платной основе В том числе для детей до 14-ти лет включительно

  Далее следуют таблицы и диаграммы.

     По фрагменту следующей таблицы «сводные данные», которые автоматически заносятся в книгу "Сводные данные" можно увидеть, что данные перегруппировались, и теперь можно легко сравнивать различные показатели работы между разными МКДУ. Например, можно сравнить количество мероприятий, проведенными разными МКДУ с января по декабрь, включая данные за любой  квартал. Кроме того, можно посмотреть общие суммарные показатели по количеству культурно-досуговых мероприятий за любой период (месяц, квартал, полугодие, 9 месяцев, год) и многое другое. Всего можно получить более 100 графиков по запросу "выборки". 

 

       

    

   

           


Для дополнительных контактных сведений:

Макаенко Вера Александровна

Интернет: makver07@mail.ru

 

Домашняя

Отправить сообщение для : makver07@mail.ru с вопросами и предложениями.
© 2008 Макаенко Вера Александровна
Дата изменения: 21.11.2008
Hosted by uCoz